Cos'è la gestione documentale


Archivio documenti
File folders

Il concetto di “Gestione Documentale” viene spesso interpretato come sinonimo di Archiviazione, ovvero qualcosa di utile per il quale non serve investire particolari risorse.

Che i documenti siano cartacei o digitali, per avere un sistema di gestione documentale sembrerebbe sufficiente trovare un posto fisico o virtuale in cui riporli.
Un magazzino ingombro, un desktop/server colmo di cartelle, un cestino per la carta sono sistemi di archiviazione diffusi e apparentemente a bassissimo costo.

Sistemi di “Semplice Archiviazione” che costringono il personale a sprecare ore lavoro in attività a scarso valore aggiunto, una zavorra che produce un danno economico sottovalutato, ma tangibile.


Documenti conservati, difficili da reperire e condividere comportano un allungamento dei tempi di risposta ai clienti o in casi estremi addirittura la possibilità di non riuscire a rispondere con il rischio di vedere diminuire la propria reputazione verso di essi e verso eventuali potenziali nuovi clienti.

Scrivania disordinata
Scrivania ordinata

Se questi fossero gli uffici di 2 differenti aziende, quali di queste scegliereste come fornitore?

Inoltre l’assenza di una reale gestione del documento comporta l’obbligo di investimenti onerosi per le aziende che volessero accedere alle certificazioni ISO o di categoria.


La Gestione Documentale è molto di più.
DGed è molto di più ed ottimizza i processi di raccolta, condivisione/workflow e distribuzione dei documenti.

Raccolta

Raccolta

Indipendentemente dalla natura e dal formato dei documenti, siano essi digitali o cartacei, DGed è in grado di raccoglierli e catalogarli siano essi provenienti da:
• Scanner
• Mail
• Fax
• Software Gestionali
• ERP, CRM

Condivisione e workflow

I documenti indicizzati e catalogati diventano immediatamente accessibili agli utenti in base alle autorizzazioni concesse dai responsabili aziendali.

Secondo le policy, gli utenti potranno allegare file e note ai documenti, così come potranno modificarli; le modifiche verranno tracciate definendo un flusso monitorato di lavoro.

Condivisione
Emailing

Distribuzione

Secondo le necessità i documenti, archiviati ed indicizzati possono essere distribuiti automaticamente tramite sistemi tradizionali di posta o tramite sistemi digitali, ma soprattutto DGed permette di dare un accesso ad utenti esterni autorizzati ai soli documenti di loro interesse.

Stacks Image p63_n65

DIVCON Sagl
Via Franscini, 4 - 6830 Chiasso - Canton Ticino - SVIZZERA
VAT: CHE 328 871 977
Email: info@divcon.ch

Orari
lunedì – venerdì
09:00 ~ 12:30 | 14:00 ~ 17:30

Copyright © 2019 Divcon