Gestione documentale in cloud

La gestione efficiente dei documenti è un tema percepito come indispensabile da tutte le aziende, ciò nonostante solo una piccola parte di queste affronta seriamente il problema, strutturandosi ed avviando progetti di gestione documentale.
Le motivazioni più frequenti alla reticenza nell'adottare soluzioni specifiche sono:

  • Le soluzioni che mi hanno proposto sono troppo complesse
  • Le soluzioni che mi hanno proposto sono troppo costose
  • Non abbiamo una infrastruttura informatica adatta
  • Non abbiamo un figura interna che segua il progetto e la sua manutenzione
  • Non sappiamo come adattare il nostro "modus operandi" alla gestione elettronica documentale
  • Vogliamo avere la certezza di avere una versione tangibile dei nostri documenti e ci preoccupa l'idea di digitalizzarli
Nonostante siano tutte motivazioni valide, è pur vero che le aziende che hanno già fatto il passo, hanno toccato con mano i grandi vantaggi derivanti e che non tornerebbe più indietro.
DGed Cloud, è la sintesi delle risposte alle domande di cui sopra ed offre anche alle piccole realtà, l'occasione di avviare fin da subito un processo di innovazione nelle modalità di gestione ed archiviazione dei propri documenti.

Va pur detto però che, per la gran parte degli utenti, il termine "cloud", volendo usare un gioco di parole, è un po' "nebuloso" e richiede l'apprendimento di qualche concetto di base.
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Comprendere il concetto di "cloud-computing"

Cloud Computing
Volendo dare una spiegazione semplice al termine "cloud-computing" potremmo riferirci ad una situazione in cui tutto o parte dell'hardware e software utilizzato in azienda venga fornito come servizio da un provider accessibile via internet.

Dove si trovi questo hardware e software non ha importanza.

Se l'elaborazione avvenga su un singolo server o su più server, non ha importanza.

Ciò che importa è l'accessibilità al servizio ed il risultato ottenuto.
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Un esempio di cloud-computing

Logo Google
Ogni giorno ognuno di noi effettua ricerche su Google. Nessuno a interesse a sapere dove siano fisicamente i server di Google; ciò che importa è che il servizio sia accessibile e che ci fornisca le informazioni richieste.
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I vantaggi indotti dal cloud-computing

Sempre più aziende scelgono di delocalizzare server aziendali esistenti, come pure l'avvio di nuovi progetti informatici nelle aziende si orientano, ove possibile, in direzione del cloud-computing, ma quali sono i vantaggi reali:

Riduzione dei costi di infrastruttura

Non è necessario che l'azienda si faccia carico dell'acquisto dell'hardware necessario

Riduzione dei costi del personale IT
Non è necessario avere personale che gestisca e mantenga l'infrastruttura

Riduzione dei problemi dovuti a crash del sistema
Il cloud computing professionale prevede l'affiancamento di sistemi di backup/replica

Produttività distribuita
L'accesso alle risorse non è più vincolato alla rete aziendale, ma i dati sono disponibili ovunque

Scalarità del progetto
Si paga per il servizio necessario al momento; spesso l'avvio di un progetto informatico impone costi che nelle fasi iniziali non sono sempre giustificati, ma a cui non ci si può sottrarre. Il risultato sono infrastrutture sovradimensionate, le cui potenzialità si immagina possano rivelarsi necessarie in un futuro più o meno prossimo; peccato, che quando il futuro arriva, spesso l'infrastruttura è ormai obsoleta. Con il cloud computing si acquistano le performances di cui si ha bisogno al momento; col crescere delle esigenze, se necessario, verranno adeguati i servizi.
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Come funziona DGed Cloud

I documenti prodotti in azienda vengono spediti sul server DGed Cloud (freccia gialla), il quale li indicizza, li archivia e li rende subito disponibili per la ricerca.

Ora che i documenti sono su DGed Cloud, gli utenti aziendali possono consultarli (freccia verde).

Se previsto, anche utenti esterni all'azienda (frecce blu) potranno ora connettersi al server DGed Cloud e consultare i documenti.
Schema DGed Cloud
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Vantaggi ed opportunità di DGed Cloud

Come tutte le soluzioni cloud-computing, anche DGed Cloud gode dei vantaggi generali sopra riassunti.
Nel caso specifico di DGed, il cloud oltre ad offrire vantaggi, rappresenta una grande opportunità per tutte le piccole realtà dove un impianto DGed on-site (in azienda) non sarebbe giustificato.

Proprio in questa direzione, sfruttando la possibilità di condivisione delle risorse cloud, DIVCON ha sviluppato una serie di formule commerciali dimensionate anche per la piccolissima azienda.

Se DGed Cloud è particolarmente attraente per le piccolissime aziende, per le più grandi può rivelarsi altrettanto vincente, in merito al tema legato alla pubblicazione documentale all'esterno dell'azienda. Si immagini un'azienda medio grande dove il volume di documenti è notevole e presumibilmente il numero di clienti lo è altrettanto. Un combinazione di questo tipo genererà un grande volume di traffico tra il server DGed in azienda e internet; se la banda di connessione non è adeguata, le performance del sistema potrebbero risentirne.
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Le garanzie offerte da DGed Cloud

Connessioni sicure

DGed cloud offre connessioni http sicure con certificato SSL
La connessione con DGed Cloud è protetta da un certificato SSL è tutto il traffico di informazioni transita su protocollo https; tranquillità e protezione sono garantite evitando le relative complessità.
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I backup di DGed Cloud
Per i documenti ed i dati presenti in DGed Cloud sono previsti backup giornalieri. Oltre al backup tecnico ad uso interno DIVCON, vengono prodotti pacchetti di backup accessibili dall'azienda, la quale può quindi conservare una propria copia di backup dei documenti, come ulteriore sicurezza ed autonomia. Per applicazioni critiche, è possibile attivare una "replica" del sistema; in caso di anomalia sul sistema primario, DGed Cloud attiverà in automatico la replica, evitando periodi di fermo del sistema.
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Banda larga

DGed Cloud garantisce una connesione veloce
Se il portale documentale è pubblicato all'esterno, la velocità di connessione con cui questo è collegato ad internet è determinante per l'ottenimento di buone performances. Grazie a DGed Cloud, anche in questo caso l'azienda non deve farsi carico dei costi e delle complessità legate al problema. I servers DGed Cloud, garantiscono tempi di risposta rapidi, grazie a linee di connessione difficilmente disponibili nelle aziende.
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Monitoraggio costante

DGed Cloud è costantemente monitorato
Anche il sistema più evoluto, richiede sempre il monitoraggio di un uomo che ne verifichi e ottimizzi le performances. Con DGed Cloud, non è necessario disporre di personale interno all'azienda per il controllo e la manutenzione del server fisico. I server DGed Cloud sono sottoposti a monitorato 24x7. In caso di anomalia, nella maggior parte dei casi, l'intervento si attiva prima che l'azienda possa accorgersi del problema.
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Aggiornamento costante

DGed Cloud viene costantemente aggiornato
Tutti i sistemi informatici sono sensibili ad aggiornamenti; facoltativi o obbligatori, bloccanti o non bloccanti, ogni aggiornamento porta con se potenziali complessità e dissipazione di tempo. Con DGed Cloud, il sistema operativo verrà adeguato nel tempo ed il sistema documentale risulterà costantemente aggiornato, garantendo tutte le nuove funzionalità, via via introdotte nel software.
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