Cosa si intende per gestione documentale?

Per gestione documentale si intende l'insieme di strumenti e procedure destinati all'archiviazione di documenti cartacei e digitali, secondo criteri che ne consentano un efficiente reperimento in tempi successivi.

In sintesi.
Chi ben ripone, velocemente ritrova.

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Siamo tutti (quasi) esperti di archiviazione documenti.

Ognuno di noi, fin dai primi anni di scuola, sviluppa i propri metodi per conservare i propri scritti e poterli poi ritrovare ed esibire a richiesta. Col passare degli anni e delle esigenze, il volume delle informazioni aumenta ed i nostri metodi si affinano per consentirci di soddisfare le crescenti richieste.
Dunque si può sostenere che ognuno di noi ha il proprio metodo di gestione dei documenti e quindi siamo tutti, in fondo, un po' esperti di archiviazione documentale.
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a cosa serve la gestione documentale

Quindi? Se siamo tutti esperti, che bisogno c'è di usare nuovi strumenti per fare quel che già facciamo?

Proseguendo la lettura, i motivi appariranno evidenti.

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I limiti pratici dell'archiviazione tradizionale di documenti

La logica tradizionale di archiviazione di documenti, siano essi fisici o digitali, si basa in sostanza sulla posizione in cui l'elemento viene riposto, ovvero:
  • se cartaceo scaffale faldone cartellina documento
  • se digitale cartella padre cartella figlio documento
Questo tipo di approccio, seppur valido, presenta numerosi limiti, ovvero:
  • Posso reperire il documento, solo se conosco tutti gli elementi gerarchici che definiscono i livelli di posizionamento
  • La ricerca del documento è sempre 1 per volta; per fare un esempio, archiviando gli ordini dei clienti in una struttura del tipo "ordini clienti anno mese documento", non potrei poi estrarre tutti gli ordini legati ad un certo agente, se non controllandoli uno ad uno
  • Se un certo documento è correlato ad altri documenti, l'unica via percorribile è quella di fotocopiarlo e posizionarlo in 2 o più posizioni. Ma se quel documento viene poi aggiornato, si dovranno aggiornare fisicamente tutte le sue copie circolanti
  • L'accessibilità al documento è necessariamente legata all'accesso fisico all'archivio cartaceo o ai permessi informatici dati al percorso. Questo complica la gestione della riservatezza, delegandola tipicamente a poche persone che vengono oberate dalla ricerca di documenti destinati a terzi
  • La conservazione di corposi archivi di documenti cartacei richiede risorse logistiche importanti, oltre a rallentare le ricerche
  • La condivisione del documento tra utenti interni all'azienda o con risorse esterne, implica sempre la duplicazione fisica o digitale del documento. Eventuali annotazioni o variazione del documento, non vengono riflesse sulle copie in possesso degli altri utenti, ostacolando il lavoro di gruppo.
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I vantaggi indotti dalla gestione elettronica documentale

Veloce reperibilità del documento
Dalla vostra scrivania, accedete immediatamente a tutto l’archivio

Indicizzazione e relazionamento
Trovate i documenti grazie ai loro contenuti e ai reciproci legami

Aggiunta note ed allegati
Agganciate al documento informazioni complementari

Gestione delle revisioni
Conservate le versioni del documento ed evitate la duplicazione dello stesso

Tracciatura e riservatezza
Monitorate la storia del documento e ne gestite la riservatezza

Condivisione e pubblicazione
Condividete tra utenti e sedi e rendete disponibili i documenti ai vostri clienti

Distribuzione via email
Automatizzate l’invio periodico dei vostri documenti

Dematerializzazione
Riducete le dimensioni dell’archivio cartaceo e contenete l’utilizzo della carta

Sicurezza della conservazione
Garantite la persistenza del documento evitandone il deterioramento
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Raccolta e distribuzione dei documenti

Schema gestione documentale

Nello schema è stato semplificato il flusso di lavoro dei sistemi di gestione documentale.

I documenti vengono raccolti dalle varie fonti in modo prevalentemente automatico.

Seguendo le regole stabilite in base alle operatività e richieste aziendali, i documenti vengono catalogati, indicizzati e resi disponibili per la ricerca e la consultazione.

Processi schedulati, provvedono alla distribuzione periodica via email a clienti, agenti, fornitori, sedi remote, etc.

Con e senza gestione documentale
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Ora è decisamente chiaro a cosa serve un sistema di gestione elettronica documentale.

La gestione documentale elettronica migliora l

Ora è decisamente chiaro a cosa serve un sistema di gestione elettronica documentale.

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