Gestione documentale

Cos'è?

E' un sistema in cui, con un elevato livello di automatismo, i documenti vengono raccolti da fonti eterogenee, catalogati, relazionati, distribuiti e resi consultabili tramite appropriate autorizzazioni, conservando un "audit trail" che tenga traccia delle operazioni fatte su ogni documento.

Cosa NON è?

Il malinteso più comune è associare la gestione documentale alla semplice conservazione di un documento in forma cartacea o digitale. Serve a poco una stanza piena di documenti se questi ultimi non sono catalogati e se è difficile controllare chi entri nella stanza e cosa faccia.

Perchè?

Veloce reperibilità dei documenti.
Accesso ai dati da lavoro, casa, vacanza.
Relazionamento tra informazioni e workflow.
Tracciatura dell'audit trail, ovvero la storia del documento.
Meno carta prodotta e conservata.

Come?

Come ogni nuovo arrivo nella gestione aziendale, anche la gestione documentale richiede un approccio graduale e un partner con esperienza che segua passo passo l'implementazione.
Il successo è conservare le proprie modalità di lavoro, ottimizzandole con strumenti che riducano i tempi e migliorino le prestazioni.